Post en Connect - Clientcase Speakapp

Klantcase: Speakap & Writify – Slimme Acquisitie met Handgeschreven Kaartjes

Over het bedrijf

Speakap is een employee experience platform dat hoofdkantoor en frontlinieteams samenbrengt in één gebruiksvriendelijke, mobile-first app. Het biedt functies voor interne communicatie, onboarding, taakbeheer en betrokkenheid, allemaal in de huisstijl van de organisatie. Wereldwijd gebruiken honderden bedrijven Speakap om medewerkers sneller te informeren, de samenwerking te verbeteren en verloop te verminderen.

De uitdaging

Speakap wilde een nieuw kanaal toevoegen voor koude acquisitie. De bestaande digitale kanalen leverden, vergeleken met vijf jaar geleden, weinig resultaat op, omdat koud e-mailen en LinkedIn verzadigd raken. Bovendien richtten zij zich op de HR-manager, die dagelijks al ontzettend veel berichten ontvangt.

Omdat een effectieve outboundstrategie – met de juiste doelgroep, trigger en combinatie van online en offline – specialistische kennis vraagt, gaf Speakap het traject volledig uit handen aan Writify.

Samen bepaalden we de optimale boodschap en inhoud voor het kaartje, voegden we de juiste follow-up toe en bereikten we precies de doelgroep die zij voor ogen hadden. Het doel: meer geplande gesprekken, meer reacties en een meetbare ROI.

De aanpak

We wilden opvallen, waarbij de SDR nauw betrokken werd. Een juiste én snelle follow-up na een reactie is cruciaal en bepaalt het succes. Alle stappen waren inzichtelijk gemaakt: zodra een prospect reageerde, belde de SDR direct na.

Hoe zag de outbound flow eruit?

Stap 1: LinkedIn-profiel bekijken.

Stap 2: Kaartje per post versturen:

• Gepersonaliseerd A6-kaartje in envelop
• Max. 450 tekens (incl. spaties)

Stap 3: LinkedIn-profiel opnieuw bekijken (1–2 dagen vóór verwachte bezorgdatum).

Stap 3.1: Monitoren of er contact wordt opgenomen naar aanleiding van het kaartje (e-mail, telefoon, QR-code).

Stap 4: Connectieverzoek sturen met passende tekst.

Stap 5: Bij geen reactie:

• Eerste e-mail met verwijzing naar het kaartje
• Follow-up e-mail enkele dagen later bij uitblijvende reactie

Stap 6: Bij geen reactie op e-mails: profieldata via webhook naar jullie CRM, zodat sales telefonisch kan opvolgen.

• Bij actie in eerdere stappen: direct doorlinken naar sales.

Doordat er structureel werd opgevolgd in een logische flow – waarbij in eerste instantie de strategie, doelgroep en behoeften goed in kaart werden gebracht – zorgden we ervoor dat ieder bericht niet alleen aansloot bij de doelgroep, maar ook triggerde tot actie. Hierdoor zagen we een hoge conversie, zeker in combinatie met de SDR van Speakap, die direct contact opnam met de prospect na een reactie via LinkedIn, e-mail of naar aanleiding van het kaartje dat we hadden gestuurd.

Het resultaat

De cijfers spreken voor zich:

• 98% ontving en las het kaartje.
• 6% nam naar aanleiding van het kaartje direct contact op met sales.
• 12,37% reageerde op het LinkedIn-bericht.
• 76% opende de e-mail, waarvan 28% ook daadwerkelijk reageerde.
• In totaal reageerde ruim 46% van de ontvangers, wat leidde tot 8% afspraken.
• Speakap wist van 38% exact waar zij zich in het aankoopproces bevonden (gekwalificeerd).
• De doelgroep werd verder inzichtelijk gemaakt op basis van de verzamelde data.
• Speakap heeft recent nog 50% van de doelgroep zelf nagebeld.

Conclusie

De samenwerking tussen Speakap en Writify laat zien hoe een slimme combinatie van offline en online kanalen kan leiden tot opvallende resultaten in koude acquisitie. Door het inzetten van handgeschreven kaartjes, strategische timing en een snelle follow-up door de SDR, wist Speakap niet alleen de aandacht van een verzadigde doelgroep te trekken, maar ook waardevolle gesprekken te starten met beslissers.

Met een responspercentage van bijna 46% en duidelijke inzichten in het aankoopproces, bewees deze campagne dat een persoonlijke, goed doordachte outboundstrategie nog altijd een krachtig middel is om kwalitatieve leads te genereren en ROI te behalen.

‍